Das persönliche Angebot per email
Wer einen Shop betreibt, vor allem größere Mengen an
Artikeln anbietet,
wird irgendwann eine Anfrage per email erhalten mit Inhalt wie
beispielsweise:“
Wenn ich von diesem Artikel 10 Stück nehme, was
können Sie mir für einen Preis machen?”
Die
meisten Shop-Lösungen sind in der Lage selbständig
nach eigenen
Vorgaben Nachlässe zu gewähren.Beispielsweise kann
man Staffeln
definieren, nach dem Prinzip:
- Ab 5 Stück 6 Euro
- Ab 10 Stück 5 Euro
- Über 50 Stück 3 Euro
Aber auch Modelle wie folgende sind denkbar:
- Ab 5 Stück 0% Nachlass
- Ab 10 Stück 15% Nachlass
- Über 50 Stück 25% Nachlass
Andere
Shop-Systeme bieten beispielsweise auch versandkostenfreie Lieferung ab
einem bestimmten Bestellwert an.Was aber nun, wenn das Shop-System
diese Möglichkeit nicht bietet oder aber der Kunde unbedingt
ein
persönliches Angebot wünscht.
Auch ist es natürlich möglich, dass ein Artikel
angefragt wird, der im Shop nicht zu finden ist.
Bei
großen Firmen, Institutionen und Behörden ist es
normal, dass vor
Auftragserteilung ein Angebot eingeholt wird, das hat organisatorische
Hintergründe.
Vorab
zwei ganz wichtige Grundsätze:
Ein Angebot kann immer
nur dann persönlich sein, wenn der Empfänger auch mit
Name und Anschrift bekannt ist
Ein von uns an einen Kunden gesendetes Angebot ist im Unterschied zu
den Angeboten im Shop verbindlich
Im ecommerce ist es natürlich so, dass wir keine Angebote per
Post zu versenden brauchen.
Sinn
macht dies bei grösseren Firmen oder aber wenn man
“Eindruck”
hinterlassen möchte.Ansonsten ist es natürlich so,
dass wir unser
Angebot per email versenden werden.Hier brauchen wir zwar keine
förmliche DIN-Norm einzuhalten, nichtsdestotrotz
müssen hier natürlich
die wichtigsten Informationen hinterlegt sein.
Was gehört in ein Angebot hinein ?
Absender:
Wer sind wir ? Wer ist der Bearbeiter, wie ist dieser ausser per email
zu erreichen ?
Preis:
Wie
hoch ist der Preis ? Auch wenn dies im B2C als
selbstverständlich gilt
sollte man immer hervorheben ob der genannte Preis inkl. oder aber
zuzüglich Mehrwertsteuer ist. Ist dieser Preis an eine
Abnahmemenge
gebunden so sollte diese natürlich auch genannt werden
Versandkosten:
Wie
hoch sind die Versandkosten ? Wichtig: Wenn die Preisangabe der Artikel
netto, also ohne Mehrwertsteuer erfolgt, so sollte dies auch beim
Versand so sein. Am besten man weist bei jeder Preisnennung auf die
Mehrwersteuer hin
Lieferzeit:
Wie schnell wird der Artikel geliefert ?
Zahlungsbedinungen:
Wie
kann der Kunde zahlen ? Wird bei bestimmten Zahlungsmethoden ein
Nachlass gewährt ? Auch wenn kein Nachlass gewährt
wird so schützen
Floskeln wie “Weitere Nachlässe sind nicht
möglich” vor unnützen und
zeitraubenden Rückfragen
Verbindlichkeit:
Da
unser Lagerbestand sicherlich nicht unbegrenzt ist macht es Sinn, das
Angebot zeitlich zu befristen, ein Zeitraum von 7-14 Tagen ist hier
üblich.
Datum:
Wann
wurde dieses Angebot erstellt ? Wir sollten uns nicht auf das
Versanddatum der email verlassen, das Datum sollte separat in der email
vermerkt werden.
Bestellart:
Wie kann der Kunde bestellen ? Per Telefon, Fax, Brief oder aber per
email ?
Floskeln wie
“Dieses Angebot
ist unverbindlich” oder aber “Angebot je nach
Verfügbarkeit” sollte man sich sparen.
Zum einen sind diese je
nach Auffassung ungültig und zum anderen wirkt man dadurch
eher unseriös.
Viele Auftragsverwaltungen und Faktura-Systeme bieten auch die
Möglichkeit, Angebote zu erstellen.
Hier hat das Angebot eine eher tabellarische und sachliche Darstellung.
Hier hingegen soll demonstriert werden wie ein frei geschriebenes, eher
formloses Angebot ausehen kann.
Beispiel für ein „frei geschriebenes“ Angebot:
Absender:
Wer sind wir ? Wer ist der Bearbeiter, wie ist dieser ausser per email zu erreichen ?
Preis:
Wie hoch ist der Preis ? Auch wenn dies im B2C als selbstverständlich gilt sollte man immer hervorheben ob der genannte Preis inkl. oder aber zuzüglich Mehrwertsteuer ist. Ist dieser Preis an eine Abnahmemenge gebunden so sollte diese natürlich auch genannt werden
Versandkosten:
Wie hoch sind die Versandkosten ? Wichtig: Wenn die Preisangabe der Artikel netto, also ohne Mehrwertsteuer erfolgt, so sollte dies auch beim Versand so sein. Am besten man weist bei jeder Preisnennung auf die Mehrwersteuer hin
Lieferzeit:
Wie schnell wird der Artikel geliefert ?
Zahlungsbedinungen:
Wie kann der Kunde zahlen ? Wird bei bestimmten Zahlungsmethoden ein Nachlass gewährt ? Auch wenn kein Nachlass gewährt wird so schützen Floskeln wie “Weitere Nachlässe sind nicht möglich” vor unnützen und zeitraubenden Rückfragen
Verbindlichkeit:
Da unser Lagerbestand sicherlich nicht unbegrenzt ist macht es Sinn, das Angebot zeitlich zu befristen, ein Zeitraum von 7-14 Tagen ist hier üblich.
Datum:
Wann wurde dieses Angebot erstellt ? Wir sollten uns nicht auf das Versanddatum der email verlassen, das Datum sollte separat in der email vermerkt werden.
Bestellart:
Wie kann der Kunde bestellen ? Per Telefon, Fax, Brief oder aber per email ?
Firma Meier emailadresse: faktura@meierfirma Meierstrasse 12 12345 Meierhausen Max Mustermann Kundengasse 123 54321 Kundenheim Sehr geehrter Herr Mustermann, wir bedanken uns für Ihr Interesse an unseren Artikeln und freuen uns Ihnen dieses Angebot unterbreiten zu können: 10 x Artikel “Supergut” á 5 Euro Versandkosten betragen pauschal 5 Euro. Alle hier genannten Preise verstehen sich inkl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Als Zahlungsmethoden bieten wir Ihnen Vorabüberweisung oder aber PayPal an, bitte haben Sie Verständnis dafür dass weitere Nachlässe nicht gewährt werden können. Der Versand erfolgt binnen 3 Werktagen nach Zahlungseingang. An dieses Angebot fühlen wir uns bis zum 01.09.2011 gebunden. Eine mögliche Bestellung erwarten wir als email. Für Rückfragen steht Ihnen Herr Meier unter der Rufnummer 0123 - 123123 oder aber per email unter faktura@meierfirma zur Verfügung. Wir freuen uns schon jetzt auf Ihre Bestellung und verbleiben mit freundlichen Grüßen Franz Meier, Meierhausen am 13.08.2011 |
GANZ WICHTIG:
Es versteht sich von selbst, dass die aufgeführten Artikel in der beschriebenen Menge auch bis zum Ende der Gültigkeit des Angebots verfügbar sein müssen.
Bedeutet, wenn ein Kunde in unserem Beispiel am 20.03.2011 seine Bestellung aufgibt, müssen wir zu diesem Zeitpuntk natürlich auch noch zehnmal den Artikel “Supergut” haben !
Bei grossen Lagerbeständen sollte dies kein Problem sein, bei kleineren Mengen macht es vielleicht Sinn den Bestand im Onlineshop zu reduzieren bzw. die Menge zu reservieren.
Soll Ihr Angebot auch ankommen und lesbar sein so sollten Sie folgende Punkte berherzigen:
- Verfassen Sie Ihr Angebot, wie übrigens auch Ihre sonstigen emails, als reine Text-Email.
- Verzichten Sie auf Grafiken etc, sodas Ihre Mail so ankommt wie Sie diese schreiben.
- Einige Mailprogramme haben Probleme mit gestalteten emails
oder aber blockieren die Inhalte
Ihr Angebot sollte wie erwähnt als reine Textemail ankommen.
Vermeiden Sie Ihr Angebot als Word- oder aber PDF-Datei anzuhängen - Oder können Sie sich zu 100% sicher sein, dass der Empfänger auch wirklich Word oder aber einen PDF-Betrachter installiert hat ?
Auch hier gilt dass einige Mail- oder aber Antivirenprogramme dieses blockieren könnten.
Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie einer bedeutenden Firma oder aber Behörde ein Angebot senden und damit Eindruck hinterlasen möchten - Nutzen Sie keine “Spielereien” wie
Empfangsbestätigungen oder ähnliches.
Dieses wirkt eher unseriös. - Besonderere Hinweise für Angebote an
grössere Instiutionen und Behörden:
Unabhängig davon, dass ein Angebot an große Instituionen und Behörden idealerweise in einer förmlichen Darstellen wie einem gestalteten PDF-Dokument erfolgen sollte ist hier zu beachten, dass diese Angebot länger verbindlich, sprich gültig, sein sollten.
Hier ist es nämlich meist so, dass von der Preisermittlung bis hin zur Auftragserteilung Wochen wenn nicht gar Monate vergehen.
Ein anderer wichtiger Aspekt ist, dass große Firmen, Institutionen und Behörden meist eine Lieferung auf offene Rechnung erwarten !
In ein persönliches Angebot gehören:Absender, Infos zum Verfasse Preis, Versandkosten, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Verbindlichkeit, Datum, Bestellart
Der Vermerk auf die Mehrwertsteuer ist nicht zu vergessen.
Ein persönliches Angebot ist im Unterschied zum Artikel im Shop verbindlich.
Das persönliche Angebot sollte als “einfache” Textmail ohne Schnickschnack und Grafiken versendet werden-es sollte nicht als PDF oder aber WORD-Datei verschickt werden!